Qué es un proveedor y la importancia de tener varias fuentes de suministro

Entender qué es un proveedor y cómo administrar la relación con él, es esencial para la buena marcha de su empresa. Un proveedor es una persona natural o jurídica que provee o suministra profesionalmente de un determinado bien o servicio a otros individuos o sociedades, como forma de actividad económica y a cambio de una contra prestación.

Es decir, sus proveedores son quienes ponen a disposición de su empresa los insumos físicos, bien sean materia prima o bienes terminados. Pero también, quienes aportan su conocimiento, experiencia y aliados, para que se pueda desarrollar la actividad de su negocio, bien sea por servicio directo o subcontratación de terceros.

La calidad y oportunidad con que se reciba el servicio o producto impactará en la eficiencia, rendimiento, productividad y rentabilidad de su negocio. Por eso, hoy respondemos qué es un proveedor y la importancia de contar con más de uno. 

¿Qué es un proveedor y su importancia para un negocio?

El producto o servicio que usted ofrece tiene un ciclo de producción, éste comprende un encadenamiento de procesos del negocio, donde los suministros son vitales. Si estos suministros fallan, bien sea en calidad, características o en tiempos de entrega, se afectará el flujo de los procesos, ocasionando perjuicios en los resultados que se ha propuesto. Como consecuencia, su capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes y sus ventas también se verán afectadas.

De allí la importancia de que al interior de la empresa se tenga claridad sobre qué es un proveedor. Hoy en día, para las empresas en Colombia construir alianzas estratégicas con diversos proveedores es mucho más viable, dado el carácter emprendedor que nos caracteriza. Las sinergias empresariales juegan un papel clave en el éxito y expansión de muchos negocios.

Sin importar el tamaño de su empresa, es importante elegir a sus proveedores bajo un método. A continuación, encontrará consejos útiles para escoger sus proveedores y contar con una cadena de suministros confiable.

¿Cómo seleccionar buenos proveedores?

Selección de proveedores:

Ya sea que como proveedores de materia prima, productos semiterminados, material de embalaje, o servicios profesionales, sus proveedores serán eslabón clave en su ciclo de producción.

Para escoger a estos aliados que serán claves en el éxito de su gestión, es aconsejable contar con un equipo profesional en su empresa, que le apoye en la definición de políticas y metodologías de selección, para garantizar procesos transparentes y exitosos.

Es importante que los proveedores cumplan con algunos requisitos previos para vincularse a su empresa. Entre ellos, los que permiten demostrar estabilidad y sostenibilidad de la empresa, como: antigüedad, legalidad, formalidad, estados financieros, acreditación en calidad, certificaciones comerciales y bancarias que puedan ser verificables, entre otros.

También sería relevante contar con una base de datos de proveedores idóneos:

• ● Que acepten contratación no exclusiva, así podrá tener la posibilidad de contar con un grupo de proveedores que presten el mismo servicio. Esto le permite tener tarifas y servicios competitivos, y posibilidades para asignar contratos según fortalezas y disponibilidad.
• ● Que cuenten con un plan de contingencia o continuidad, que le permita tener la tranquilidad de que su servicio no se suspenderá en casos de fuerza mayor como por ejemplo un incendio o terremoto y así tendrán un plan B para operar en la emergencia.

¿Dónde obtener buenos proveedores?

La selección de los proveedores es un proceso delicado y que debe ser estudiado con cuidado desde un principio. Conocer muy bien qué es un proveedor y el rol que tendrá en la empresa, es muy importante en esta etapa. 

En la investigación de proveedores, también puede ser útil la información que se puede obtener de bases de datos empresariales como las cámaras de comercio, federaciones empresariales, consultoras especializadas, entre otras. 

Vinculación y seguimiento de proveedores:

Es importante que se defina desde el comienzo el tipo de contrato que suscribirá con los proveedores y que se convengan en detalle las responsabilidades para ambas partes. Igualmente, que haya claridad con respecto a los procesos y compromisos administrativos como entregables, pago de facturas, capacitaciones de proveedores, actas u otros acuerdos.

Por otra parte, el proveedor deberá garantizar que, para el desarrollo de la operación y protección de sus empleados, cumple con todas las obligaciones de ley, entre ellas prever los tipos de riesgos laborales que se puedan presentar en desarrollo de la actividad. De tal forma, la empresa contratante no tiene responsabilidades directas en caso de cualquier reclamación o incidente.

Se recomienda también hacer un seguimiento permanente del servicio. La metodología de calificación de criterios de desempeño, o KPI como es conocida, ( Key Performance Indicator), es muy efectiva.

El conocimiento de sus proveedores le dará tranquilidad para trabajar con ellos fortaleciendo la relación, sin dejar a un lado la importancia de que ambas partes —proveedor y empresa— compartan valores similares. Esto implica una conducta ética y de comportamientos similares y alineados con los objetivos de la empresa. 

Beneficios de contar con varios proveedores

Póngase en el lugar de alguien que fabrica harina de maíz y que: primero, tiene un solo proveedor desde hace muchos años; segundo, tiene varios clientes que necesitan la harina para sus actividades económicas o negocios, pero un día el proveedor no pudo llevar el maíz, ocasionando que: el molino se detuviera por varias semanas, el señor perdiera mucho dinero y también les incumpliera a sus clientes.

Esta situación genera impactos negativos en cadena, la cual no hubiera ocurrido si se contemplaran varias alternativas de suministro, pero no las tuvo. Esta persona no entendía hasta ese momento la importancia de contar con varios proveedores. 

Trabajar con más de un proveedor ayuda a las empresas a prevenir una serie de problemas en su cadena de suministro que podrían afectar su capacidad para entregar productos a los clientes.

Tener diferentes proveedores puede representar algunos beneficios como:

• ● Oportunidad en la prestación de servicios.
• ● Incentivo a la competencia entre proveedores. 
• ● Creación de una cultura de transparencia.
• ● Reduce riesgos de suministro y retrasos en entregas.
• ● Garantiza estandarización de sus productos o servicios.

Al final se necesita construir confianza

En el corto, mediano y largo plazo, la relación con los proveedores es una relación gana-gana; es una relación determinante para el éxito de su empresa. Por ello, al tener varios proveedores considere que:

• A. Las relaciones sólidas crean más confianza.
• B. Una mejor asociación trae un mejor servicio.
• C. Varias opciones potencian mejores ofertas.
• D. Contar con varios proveedores le puede ayudar a ahorrar.
• E. Podría mejorar la rentabilidad de su negocio.

Así mismo, construir una cultura empresarial compatible entre proveedores y su empresa enriquece no solo el negocio, sino que crea un ambiente de confianza. Ahora que sabe qué es un proveedor y la importancia de contar con varios, tenga estos consejos en mente a la hora de elegir a sus proveedores.

Referencia bibliográfica


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Heisch, L. (2016). 7 reasonswhyyoushouldcare more aboutyoursuppliers.

Hendricks, M. (2018). The Case forMakingMultipleSuppliersPart of YourSupplyChainStrategy.

Economipedia, Javier Sánchez Galán. (2018). https://economipedia.com/definiciones/proveedor.html)