Cómo hacer un presupuesto que se ajuste a su empresa

La administración financiera es una de las funciones más retadoras en cualquier empresa, de ella depende que se cuenten con los recursos para financiar las operaciones y el crecimiento del negocio. Es una actividad compleja y no todos los empresarios tienen grandes conocimientos en esta área. De hecho, según Confecámaras (2015), en Colombia el 77,9 % de las pymes presentan fragilidad financiera. En este contexto, ¿sabe qué es y cómo hacer un presupuesto que facilite la toma de decisiones?

¿Qué es y cómo hacer un presupuesto adaptado a su empresa?

Un presupuesto es un plan que permite conocer y proyectar anticipadamente los gastos e ingresos en un determinado periodo de tiempo, ayudándolo a tomar mejores decisiones y actuar de manera organizada y direccionada. 

A su vez, el control y la evaluación de la ejecución de su presupuesto le permiten enderezar el rumbo cuando haga falta, evitando el despilfarro de recursos.

Cuando usted maneja un negocio cada peso cuenta. Saber cómo hacer un presupuesto lo ayudará a vencer los principales retos financieros que deben afrontar los empresarios colombianos (Anif, 2019):

• ● Le permitirá implementar estrategias para prever la falta de demanda.
• ● Programar el pago de los impuestos y así evitar multas.
• ● Considerar el aumento en el costo de los insumos, evitando la paralización de la producción o ventas.
• ● Prever los problemas de liquidez y solicitar oportunamente el financiamiento para su capital de trabajo.
• ● Detectar los problemas de la rotación de cartera y explorar alternativas para mejorar el flujo de dinero.

Cómo hacer un presupuesto que funcione

Existen diversos tipos de presupuesto que se pueden implementar en una empresa (Escamilla, 2013). Sin embargo, todos tienen como principal función brindarle mayor control financiero y ayudarlo a minimizar los riesgos.  Las siguientes pautas le indicarán cómo hacer un presupuesto independientemente del objeto del mismo:

1. Saber qué se debe incluir

Un presupuesto es un instrumento de planificación que puede usar para casi cualquier operación de su negocio.  Por ejemplo, puede elaborar un presupuesto de compras, gastos generales, inversiones, ventas, entre otros.

Una vez que decida el área que requiere controlar puede proceder a elaborar su presupuesto. Es allí cuando decidirá qué partidas o cuentas son relevantes para su gestión financiera. 

Es importante aclarar que un presupuesto no se refiere solo a ingresos y gastos. En todos los casos, tiene que ver con los recursos financieros y su aplicación.

2. Jerarquizar el uso de los recursos

Una empresa es una organización compleja.  En ella se realizan múltiples actividades que son necesarias para lograr los objetivos comerciales y sociales. Entre ellas, comercialización, producción, pago de nómina, pago de impuestos. Optimizar los recursos significa emplearlos de manera inteligente para obtener el mayor rendimiento, eso es lo que significa jerarquizar los recursos.

Por supuesto, esto requiere que usted conozca cuáles son las cosas importantes que debe de hacer y la urgencia de las mismas. Saber cómo hacer un presupuesto le servirá para no dejar sin recursos actividades que ayudarán a crecer a su empresa y a evitar gastos improductivos.

3. Encontrar oportunidades de ahorro

Controlar la ejecución del presupuesto de su negocio le ayuda a comprender hacia dónde va el dinero. Una vez que examina en forma detallada en qué se está gastando, puede hacerse preguntas sobre las oportunidades de ahorro. 

Por ejemplo, ¿es posible conseguir un insumo a un mejor precio? ¿El proceso de compras es eficiente? Hacer este tipo de preguntas no significa comprometer la calidad, por el contrario, es un paso para hacer más eficiente la administración financiera.

Esta es otra gran ventaja de saber cómo hacer un presupuesto. 

4. Evaluar la ejecución del presupuesto

Evaluar consiste en comparar lo proyectado con la realidad. Cuando usted evalúa la ejecución del presupuesto comprueba la eficacia de su planificación. Pero, además, está en capacidad de identificar dónde están los problemas que lo alejan del cumplimiento de las metas. 

Por ejemplo, puede detectar si el pronóstico de ventas se ha cumplido. En este caso, podrá cumplir con todas las obligaciones, en caso contrario, usted podrá tomar la decisión de solicitar financiamiento y hacer frente a cualquier problema de liquidez. 

5. Solicitar asesoría financiera 

Saber cómo hacer un presupuesto lo ayudará a detectar los casos en los cuales necesita de una asesoría para superar los desafíos financieros. ¿Cómo resolver aquellas dificultades originadas por la estacionalidad en las ventas o los problemas en la rotación de cartera? Estos son algunos de los inconvenientes que se pueden superar con la asesoría de expertos financieros.

No cabe duda: conocer cómo hacer un presupuesto es clave para tener una buena gestión financiera. Quien domina sus técnicas está en capacidad de darle un mejor uso a los recursos financieros, prever los riesgos y tomar mejores decisiones.

¿Usted qué opina?

Referencias Bibliográficas

Asociación Nacional de Instituciones Financieras (2019). La Gran Encuesta Pymes I Semestre de 2019.

Confecámaras. (2015). Análisis de la Fragilidad Financiera de las Empresas Colombianas en 2013. 

Escamilla, V. (2013, 14 de mayo). ABC de presupuestos para Pymes. Forbes México. 

González, J. (2013). Aporte de los presupuestos en las Mipymes. Trabajos de Grado Contaduría Universidad de Antioquia, 7(1).