Mejore la rentabilidad de su negocio llevando un control de gastos

3 de Enero 2022

Autor: Banco Caja Social

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Registrar los gastos es un proceso básico para cualquier empresa que quiera ser eficiente. Aunque la facturación sea buena, el negocio puede llegar a tener problemas de rentabilidad si no se hace una gestión de gastos de manera oportuna y permanente. Le damos recomendaciones clave para que tenga este tema bajo control.

En la actualidad, existen varias herramientas, aplicaciones y programas diseñados específicamente para automatizar y mejorar los procesos de gestión de informes de gastos de los negocios o de las empresas. A través de estos, usted puede, por ejemplo, categorizar y emparejar fácilmente los gastos con los recibos correspondientes, manejar una gestión de gastos simplificada, reembolsar a empleados y colaboradores más rápidamente y procesar informes de gastos.

¿Cómo llevar el control de gastos en su negocio?

En primer lugar, es indispensable establecer un presupuesto mensual, en el cual estén consignadas y detalladas todas las partidas para saber cuánto y en qué se tiene previsto gastar el dinero.
Tome consciencia de que, en varios procesos, es posible reducir gastos y optimizar costes. Para involucrar a su equipo de trabajo en esta tarea, puede motivar o premiar a quienes propongan ideas al respecto o a quienes logren reducir gastos.
En ciertas ocasiones, puede negociar con sus proveedores, revisar en conjunto las condiciones y acuerdos pactados, y comprobar si se puede hacer alguna mejora que logre reducir u optimizar gastos.
Gestione los gastos de manera sencilla desde programas tecnológicos. Uno de los beneficios principales de automatizar el control de gastos a través de estos medios, son las herramientas y paneles de control a las que se tiene acceso para obtener una visión única, precisa y en tiempo real de la información de gastos de su negocio.
Tenga presente que, la contabilidad financiera habitual no arroja toda la información y análisis de gastos que sí hacen las herramientas tecnológicas, las cuales permiten hacer un reporte detallado de los gastos y así encontrar oportunidades de ahorro y desechar los gastos innecesarios.
Use recibos electrónicos para simplificar la gestión de gastos. Estos pueden corresponder a tiquetes aéreos, restaurantes, comunicaciones, transporte terrestre, hoteles, entre otros.
Si en su negocio o empresa maneja tarjetas, integre esta información a la gestión de gastos para que pueda ser conciliada. Capture la información de las transacciones para aprobar la gestión de gastos rápidamente.
Asegúrese de tener garantía de que la información de su empresa está siendo manejada de forma segura por el programa de su elección. Para esto, puede solicitar el certificado de auditoría y cumplimiento de la compañía que le está suministrando este servicio.

Sea de forma tradicional o con ayuda de herramientas tecnológicas, manejar la información de gastos de manera precisa y puntual, lo llevará a tomar mejores decisiones para su negocio y a cumplir con las políticas de gastos de su compañía.

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